Processo, por definição, é: “uma palavra com origem no latim procedere, que significa método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo.”
Atualmente, com muitas equipes trabalhando no modelo de Home office, os processos para as empresas se tornaram extremamente importantes. Projetos sem processos de execução bem definidos estão fadados a gerar atrasos, perda de qualidade e quebra de expectativas, sobre como as “engrenagens” deveriam funcionar por parte de todos que estão envolvidos.
O processo direciona exatamente o que precisa ser feito, em qual ordem, por quem, com qual pré-requisito e sabendo, também, o impacto que a sua atividade tem no trabalho dos outros membros da sua equipe e/ou na do cliente/beneficiário.
Na EnterDesign, por exemplo, os processos são fundamentais para alinhar percepções de como o projeto deve decorrer, do início ao fim. Independentemente do projeto, do cliente e/ou da natureza do serviço que está sendo prestado, o processo tem um papel importante no alinhamento do workflow e nos requisitos do que deve ser abordado. Isso nos ajuda a manter a qualidade, o desempenho e os prazos acordados com o beneficiário/cliente.
É essencial dizer que essas estruturas operacionais não nascem prontas. Para implementá-las, seja na sua vida pessoal ou na sua empresa, primeiramente, é preciso mapear todas as atividades, definir quem fará determinada atividade, de acordo com os perfis e competências da equipe disponível; estimar qual o melhor desenvolvimento, visando reduzir custos e tempo de dedicação, sem prejudicar a qualidade, e sempre desenvolver pilotos para testar o processo que está sendo implementado.
Após a implementação, é importante ter em mente outras duas etapas cruciais para a sua continuação: a etapa de monitoramento e ajuste, de acordo com os problemas que surgirem e/ou oportunidades de melhoria durante a sua execução; e a etapa de aprimoramento e melhoria, para que o seu resultado se mantenha atual, inovador e com o melhor desempenho possível.
Trazendo novamente a EnterDesign para ilustrar o que está sendo falado, ela é uma empresa que nasceu fazendo todas as suas tarefas intuitivamente. Com o aumento da equipe, dos diferentes tipos de projetos e também com a rotatividade natural dos profissionais, os processos se tornaram necessários. As atividades foram mapeadas, foram definidas as responsabilidades de cada um e, com o decorrer do tempo, passou de uma agência que funcionava sem nenhum processo, para uma empresa onde os processos funcionam super bem e são executados de forma natural pelos colaboradores.
Diversas ferramentas podem ser utilizadas para a realização de um processo. Algumas delas são: Scrum, Trello, planilhas, Checklist, Canvas, enfim… mil possibilidades. Desenvolva um modelo de execução que funcione para você, sua empresa e seus projetos.
É recomendado, inclusive, ter processos para qualquer atividade que se execute e que seja importante para o dia a dia da empresa, até mesmo aquelas que não tem qualquer influência nos projetos “entregáveis”. Algumas operações são executadas por uma única pessoa, do início ao fim, mas mesmo assim, é interessante formalizá-la para passar este conhecimento adiante ou até mesmo poder orientar uma outra pessoa que precise realizar a atividade, caso a “oficial” esteja indisponível.
Processos existem para contribuir na execução de qualquer tipo de atividade e/ou projeto, visando melhorar o desempenho e os resultados. Seja no financeiro, no administrativo, no RH, no operacional, no planejamento, no processo criativo, enfim… Se tem algo que se faça de forma ordenada e repetida, é recomendado criar um processo para otimizar a alocação de tempo e, assim, otimizar o desempenho.
Entretanto, apesar deles serem fundamentais, é importante também, não se deixar congelar por eles. Se tem algo que uma agência precisa é do improviso, de ter a oportunidade de enxergar fora da caixa, de ter criatividade. O processo é o norte. É saber o que fazer quando se está perdido, e necessário para apontar o objetivo ao realizar uma entrega.
Portanto, o principal de tudo isso é ter como meta o aprimoramento constante, desenvolvendo caminhos para que a empresa não precise depender de um único colaborador e a equipe técnica tenha independência para tocar os projetos com qualidade, estratégia e objetivo, dentro dos prazos.
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